第一節(jié)  公文處理概述

一、公文處理的概念

公文處理就是對公文的創(chuàng)制、處理(置)和管理，其基本任務(wù)是及時、準確、有效地創(chuàng)制、傳遞、辦理、管理、處置公文。

二、公文處理活動的地位

公文處理是公務(wù)活動的組成部分，在公務(wù)活動中占有重要地位。表現(xiàn)為：公文處理是機關(guān)實現(xiàn)管理職能的必要條件；公文處理是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

三、公文處理的基本原則

公文處理是一項有著特定功用、特定方法程序、特定內(nèi)容與形式的活動，為保證這項活動有序有效，必須順應(yīng)其內(nèi)在的特殊規(guī)律，遵循下列原則：法制原則，實事求是原則，全面質(zhì)量原則，時效原則，集中統(tǒng)一原則，黨政分工原則，保密原則，簡化原則。

第二節(jié)  公文收文處理程序與方法

一、收文處理的一般過程

收文處理是指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管理活動。收文處理的一般程序為：公文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進入辦畢公文的處置階段。

上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個基本性質(zhì)，分為收文辦理與收文管理兩大類活動。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦；后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

二、收文辦理活動的方法要點

(一)擬辦

擬辦是由部門負責人或有關(guān)人員對公文進行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)(部門)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。擬辦實為一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可選擇的方案。并非所有公文都需經(jīng)過擬辦，擬辦公文時應(yīng)注意：

1．認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實際狀況。

2．意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應(yīng)與這種性質(zhì)保持一致。

3．同時提出兩個以上方案時，應(yīng)將傾向性意見放在前面。

4．意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。

5．當公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導(dǎo)采納方案有把握時也可直接草擬復(fù)文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

(二)批辦

批辦是由法定責任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策性活動，它規(guī)定了對公文的處置方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現(xiàn)具有決定性影響。批辦公文時應(yīng)注意：

1．不得越權(quán)批辦。

2．嚴格控制批辦范圍。

3．批辦意見須明確、肯定、具體、前后一致、切實可行。

4．采取有效措施監(jiān)督批辦意見的執(zhí)行結(jié)果。

5．如果自己無權(quán)或無法處置的，可將批辦改為擬辦，供上級領(lǐng)導(dǎo)者定奪。

6．將批辦意見工整、清晰地寫在《文件處理單》有關(guān)欄目內(nèi)，并簽注批辦人姓名及年、月、日。

(三)承辦

承辦是有關(guān)人員按批辦意見具體承接處置公文所針對的事務(wù)和問題，由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實的效用，因此，它是收文辦理中的中心環(huán)節(jié)。承辦公文時應(yīng)注意：

1．熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策和上級機關(guān)有關(guān)公文，熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖。

2．深入實際，調(diào)查研究。

3．加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系。

4．有效運用各種承辦方式。

5．分清主次，分清緩急。

6．各級領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極參與承辦工作。

7．注意對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。

(四)注辦

注辦是由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備待查。