福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院

碩士研究生入學(xué)考試

檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)

《檔案信息管理基礎(chǔ)》考試大綱

Ⅰ考查目標(biāo)

檔案信息管理基礎(chǔ)是檔案學(xué)中最早建立的一門(mén)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)學(xué)科，也是一門(mén)專(zhuān)業(yè)主干學(xué)科。它專(zhuān)門(mén)研究檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的科學(xué)理論與方法，及其各環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系。該課程要求考生系統(tǒng)掌握上述基本理論、基本知識(shí)和基本方法，獨(dú)立分析和解決有關(guān)理論問(wèn)題和實(shí)際問(wèn)題。

Ⅱ　考試形式和試卷結(jié)構(gòu)

一、試卷滿分及考試時(shí)間

本試卷滿分為150分，考試時(shí)間為180分鐘。

二、答題方式

答題方式為閉卷、筆試。

三、試卷內(nèi)容結(jié)構(gòu)

檔案的收集20　分

檔案的整理30　分

檔案的鑒定20　分

檔案的保管10　分

檔案的檢索30　分

檔案的編研15　分

檔案的利用15　分

檔案的統(tǒng)計(jì)10　分

四、試卷題型結(jié)構(gòu)

名詞解釋 5小題，每小題6分，共30分

簡(jiǎn)答題　　　　　　　　　3小題，每小題12分，共36分

綜合題　　　　　　　　　3小題，每小題28分，共84分

五、參考書(shū)目：《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》陳兆祦等,中國(guó)人民大學(xué)出版社 2005年4月第3版

Ⅲ　考查范圍

一、檔案的收集。

(一)檔案室的收集工作。

注意檔案室的收集工作主要應(yīng)掌握歸檔制度，檔案室的收集工作制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

1、歸檔的范圍

需要?dú)w檔文件的范圍：機(jī)關(guān)的正式發(fā)文、收文;機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件。

不需要?dú)w檔的文件：重份文件;事務(wù)性文件;不需辦理文件;未生效文件;一般的修改稿以及一般的人民來(lái)信

2、歸檔的時(shí)間：文件形成后的第二年上半年之前。

3、歸檔的要求：根據(jù)歸檔范圍，將應(yīng)收集的檔案材料收集齊全、完整;歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)科學(xué)地分類(lèi)、立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明確切;歸檔的文件必須注明保管期限;歸檔的案卷必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的排列，并編制案卷目錄;履行簽收手續(xù)

(二)國(guó)家檔案館的收集工作

1、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的收集

接收期限：設(shè)區(qū)的市級(jí)以上機(jī)關(guān)向檔案館移交的期限為20年，縣級(jí)機(jī)關(guān)向檔案館移交的期限為10年。

接收要求：進(jìn)館檔案必須以全宗為單位，保持全宗的完整性;進(jìn)館檔案要收集齊全、完整，要分類(lèi)、立卷，正確劃分保管期限，具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案才能進(jìn)館;與全宗有關(guān)的資料要與檔案一并接收進(jìn)館;履行簽收手續(xù)。

2、撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收

對(duì)撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收要加強(qiáng)信息工作、及早提出接收要求;主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)、及時(shí)進(jìn)行接收。

3、歷史檔案的征集

歷史檔案征集的意義：收集歷史檔案是為了維護(hù)祖國(guó)的歷史文化財(cái)富;收集歷史檔案是編史修志，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育的需要;收集歷史檔案是提高檔案館地位的重要手段

歷史檔案征集的方法：廣泛宣傳收集歷史檔案的意義;重視調(diào)查研究;采取精神鼓勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方法。

四、檔案的整理

(一)區(qū)分全宗

1、全宗。全宗是獨(dú)立的機(jī)關(guān)和著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。其含義為：全宗構(gòu)成者的類(lèi)型包括獨(dú)立的機(jī)關(guān)單位、著名人物;全宗是一個(gè)有機(jī)整體;全宗形成具有客觀性。

2、立檔單位。立檔單位的構(gòu)成條件：行政上，可以獨(dú)立行使職權(quán);財(cái)務(wù)上，設(shè)有會(huì)計(jì)單位，享有獨(dú)立的預(yù)算權(quán);人事上，設(shè)有人事機(jī)構(gòu)，有一定的人事任免權(quán)。

3、立檔單位的變化與全宗的劃分。

建國(guó)后存在的立檔單位主要分析其基本職能的變化：新立、撤銷(xiāo)、分立、合并、并入、獨(dú)立時(shí)，應(yīng)重新劃分全宗;臨時(shí)性機(jī)構(gòu)、合署辦公的立檔單位應(yīng)根據(jù)具體情況設(shè)立全宗;立檔單位名稱(chēng)的變更、立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的變更、立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的調(diào)整、立檔單位地點(diǎn)的變更、立檔單位短期停止活動(dòng)后又恢復(fù)。

建國(guó)前后產(chǎn)生的立檔單位主要分析其政權(quán)性質(zhì)：政權(quán)機(jī)關(guān)，在新舊政權(quán)更替時(shí)期應(yīng)重新劃分全宗;事業(yè)單位，政治色彩較濃的在新舊政權(quán)更替時(shí)期一般要重新劃分全宗;一般的學(xué)校、醫(yī)院、公司和工廠等企業(yè)事業(yè)單位不要重新劃分全宗;民主黨派、宗教組織等只要其基本綱領(lǐng)、宗旨、教義不變也不需要重新劃分全宗。

4、人物全宗

人物全宗所包含的內(nèi)容：立檔單位活動(dòng)中形成的資料、他人撰寫(xiě)的資料。

5、全宗的補(bǔ)充形式：聯(lián)合全宗、匯集全宗、檔案匯集。

(二)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)

1、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的常用方法

(1)年度分類(lèi)法。

年度分類(lèi)法的優(yōu)點(diǎn)：符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能保持檔案在形成時(shí)間方面的歷史聯(lián)系;便于人們按年度(時(shí)間)查找利用檔案;便于實(shí)際分類(lèi)工作的進(jìn)行。

運(yùn)用范圍。大部分全宗都能采用，兩種情況例外：立檔單位存在時(shí)間短，沒(méi)有劃分的意義;檔案之間的年度界限已被打亂，難以再按年度劃分。

(2)組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。

組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法的優(yōu)點(diǎn)：能保持檔案在組織機(jī)構(gòu)方面的聯(lián)系，反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的面貌;能在一定程度上保持檔案內(nèi)容方面的聯(lián)系;便于實(shí)際分類(lèi)工作的進(jìn)行。

組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)用范圍。同時(shí)具備下列三個(gè)條件的全宗可適用組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)健全;立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定;檔案之間組織機(jī)構(gòu)界限清晰。

組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題：一個(gè)全宗可按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法分幾層;各類(lèi)別的排列順序;臨時(shí)性機(jī)構(gòu)的排列;黨、工、團(tuán)檔案的排列;辦公廳(室)檔案的歸檔;涉及不同業(yè)務(wù)部門(mén)文件的歸檔。

(3)問(wèn)題分類(lèi)法

類(lèi)目設(shè)置的要求：類(lèi)目的設(shè)置力求符合實(shí)際情況，類(lèi)目的設(shè)置力求符合邏輯，總類(lèi)(綜合類(lèi))的設(shè)置。

2、幾種分類(lèi)方法的結(jié)合應(yīng)用(復(fù)式結(jié)構(gòu)分類(lèi)法)

(1)年度——組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

優(yōu)點(diǎn)：把同一年度的檔案集中在一個(gè)大類(lèi)中，保持了檔案在時(shí)間上的聯(lián)系，便于按年度查找;便于實(shí)際工作的進(jìn)行;不受歷年機(jī)構(gòu)變動(dòng)的影響。

適用范圍：比較適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)

(2)組織機(jī)構(gòu)——年度分類(lèi)法

優(yōu)點(diǎn)：可以保持檔案在組織機(jī)構(gòu)方面的聯(lián)系，便于人們按照組織機(jī)構(gòu)查找利用檔案，并且在很大程度上便于人們從問(wèn)題的角度查找利用檔案。

適用范圍：比較適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)和歷史檔案。

(3)年度——問(wèn)題分類(lèi)法

優(yōu)點(diǎn)：把同一年度的檔案集中在一個(gè)大類(lèi)中，保持了檔案在時(shí)間上的聯(lián)系，便于按年度查找;不受歷年機(jī)構(gòu)變動(dòng)的影響。

適用范圍：適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)(可作“年度——組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法”的候補(bǔ)形式)。

(4)問(wèn)題——年度分類(lèi)法

優(yōu)點(diǎn)：較好地保持了檔案在問(wèn)題上的聯(lián)系，便于按問(wèn)題查找檔案。

適用范圍：適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)和歷史檔案(可作“組織機(jī)構(gòu)——年度分類(lèi)法”的候補(bǔ)形式)

五、檔案的鑒定

(一)檔案的鑒定的內(nèi)容

(二)檔案的鑒定的重要性

1、檔案鑒定工作是檔案管理工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)

2、檔案鑒定工作是決定檔案存毀的關(guān)鍵

(三) 檔案鑒定的方法

1、決定檔案保存價(jià)值的因素

2、分析檔案價(jià)值的方法

(1)分析文件的內(nèi)容。

(2)分析文件的來(lái)源。

(3)分析立檔單位在社會(huì)上的地位。

(4)分析文件產(chǎn)生的時(shí)間。

(5)分析文件的名稱(chēng)。

(6)分析文件的稿本及可靠程度。

(7)分析文件的有效性。

(8)分析文件的外形特點(diǎn)。

(9)分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。

(四)檔案保管期限表

1、檔案保管期限表的類(lèi)型

(1)通用檔案保管期限表

(2)專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表

(3)同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表

(4)同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表

(5)機(jī)關(guān)檔案保管期限表

2、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

(五) 檔案鑒定工作制度和組織

檔案鑒定工作制度

1、制定檔案保管期限表

2、鑒定工作必須有組織有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行

3、銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)制度

檔案鑒定工作的組織

1、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案鑒定工作的組織

2、檔案館檔案鑒定工作的組織

(六)檔案的銷(xiāo)毀

1、檔案的銷(xiāo)毀清冊(cè)

2、檔案銷(xiāo)毀的方法

六、 檔案的保管

(一)檔案保管工作概述

1、檔案損毀的原因

2、檔案保管工作的任務(wù)

3、檔案保管工作的基本原則

(二) 檔案保管的物資條件

1、檔案庫(kù)房

2、檔案裝具

3、檔案包裝材料

(三) 檔案庫(kù)房管理

1、檔案架柜的排列

(1)排列一致、橫豎成行

(2)架子排列應(yīng)與窗戶面垂直

(3)架子排列應(yīng)注意最大限度地利用庫(kù)房空間

2、檔案的存放

(1)以全宗為單位排列檔案

(2)全宗內(nèi)案卷排列

(3)全宗之間的排列順序

3、檔案存放位置索引

(1)指明檔案存放位置的索引

(2)指明檔案庫(kù)房、架存放檔案情況的索引

4、檔案代理卡

(四)全宗卷

七、檔案檢索

(一)檔案檢索工作的內(nèi)容

1、編制檔案檢索工具

2、利用檢索工具查找檔案

(二)檔案檢索工具的種類(lèi)

1、按檔案檢索工具的檢索范圍分

以一個(gè)全宗為檢索范圍的檢索工具

以一個(gè)檔案館為檢索范圍的檢索工具

以若干個(gè)檔案館為檢索范圍的檢索工具

2、按檔案檢索工具的物質(zhì)形態(tài)分

電子檢索工具

紙質(zhì)檢索工具

(1)書(shū)本式檢索工具：

目錄式

文章敘述式

(2)卡片式檢索工具

縮微目錄

(三)編制檔案檢索工具的質(zhì)量要求

1、檢索速度快。

2、有較高的查全率和查準(zhǔn)率。

3、方便實(shí)用

(四)檔案著錄概述

1、檔案著錄及其意義

2、著錄項(xiàng)目

(五)各項(xiàng)目的著錄方法

(六)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》的特點(diǎn)

《中國(guó)檔案分類(lèi)法》與“檔案館藏法”的區(qū)別

1、檔案館藏法的點(diǎn)

(1)以檔案實(shí)體為分類(lèi)對(duì)象

(2)以全宗為單位

(3)多以年度、組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

2、《中國(guó)檔案分類(lèi)法》

(1)不以檔案實(shí)體為分類(lèi)對(duì)象

(2)分類(lèi)范圍不受全宗的限制

(3)以社會(huì)職能分工為主要分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

《中國(guó)檔案分類(lèi)法》與《中國(guó)圖書(shū)分類(lèi)法》的異同

1、分類(lèi)依據(jù)方面

2、作用方面

3、體系方面

“一法四表”

1、《中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表》

2、《新民主主義檔案分類(lèi)表》

3、《民國(guó)檔案分類(lèi)表》

4、《清代檔案分類(lèi)表》

(八)《中國(guó)檔案主題詞表》

《中國(guó)檔案主題詞表》的作用和使用范圍

《中國(guó)檔案主題詞表》選詞原則和選詞范圍

《中國(guó)檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)體例

(九)檢索工具

分類(lèi)卡片目錄

主題卡片目錄

全宗文件卡片目錄

重要文件卡片目錄

專(zhuān)題卡片目錄

人名卡片目錄

案卷目錄

案卷文件目錄

文號(hào)目錄

聯(lián)合目錄

全宗指南

檔案館指南

專(zhuān)題指南

(十) 檔案的編研

檔案編研工作的內(nèi)容

1、編纂檔案材料

2、編寫(xiě)檔案參考材料

3、參加歷史研究

檔案參考材料

1、大事記

2、組織沿革

3、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

4、專(zhuān)題概要

5、會(huì)議基本情況簡(jiǎn)介

(十一)檔案利用工作

閱覽室服務(wù)

外借服務(wù)

制發(fā)檔案復(fù)制本

制發(fā)檔案證明

檔案展覽

參考咨詢

(十二)檔案的統(tǒng)計(jì)

1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求

3、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟

4、檔案室的登記和統(tǒng)計(jì)工作

5、檔案館的登記和統(tǒng)計(jì)工作

6、檔案館行政管理部門(mén)的統(tǒng)計(jì)工作