word是字處理軟件很受歡迎的軟件之一，如果您能用好它的一些技巧，在字處理方面則會事半功倍，提高工作效率。

一、文檔快速操作技巧

1、快速啟動Word2000

若您日常工作中要經(jīng)常使用Word2000，可以在啟動Win98時啟動它，設(shè)置方法：(1)啟動“我的電腦”，進入Windows目錄，依照路徑“StartMenu\Programs\啟動”來打開“啟動”文件夾；(2)打開Word2000所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Word圖標(biāo)拖到“啟動”文件夾，這時Word2000的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Win98就可快速啟動Word2000了。

若Win98已啟動，您可用以下方法快速啟動Word2000。方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Word2000工作薄即可。方法二：用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將Word2000應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動時只需單擊其快捷方式即可。

2、快速打開文檔

快速打開文檔可以節(jié)省尋找的時間，下面介紹幾種快速打開文檔的方法：

(1)用Win98的開始菜單打開。

首先單擊Win98的“開始”按鈕，指向“文檔”菜單項，單擊要打開的文檔即可打開該文檔。若Word2000還沒有執(zhí)行，Windows98會自動運行并打開文檔。

(2)用“文件”菜單打開。

選擇“文件”菜單，在菜單最下方出現(xiàn)最近編輯過的四個文件名，單擊其中一項，便可快速打開相應(yīng)文檔。Word2000可最多保存9個最近編輯過的文件名，程序的缺省設(shè)置是4個，若要改變其設(shè)置，可選到“工具”菜單中“選項”命令，然后單擊“常規(guī)”選項卡，設(shè)置“列出最近使用的文件數(shù)”即可。

(3)在Word中打開最近瀏覽過的文件。

在“Web工具欄”上，單擊單擊“返回”按鈕，可打開在Word2000中查看的上一篇文檔；單擊“向前”按鈕，可打開在Word中查看的下一篇文檔。單擊“地址”欄的下拉列表，用鼠標(biāo)指向要打開的文檔，即可打開需要的文檔。

(4)用“資源管理器”打開文檔。

在Win98中打開“資源管理器”，用它找到要打開文檔的文件夾，然后雙擊該文檔即可打開。

3、快速打?個文檔。

在Word2000中有兩種方法可同時打開多個文檔，第一種是按正常打開文檔的操作依次打開多個文檔。第二種是一次打開多個文檔，其方法為：

（1）單擊“文件”菜單中“打開”菜單項，打開“打開”對話框；

（2）選中要打開的多個文檔，若文檔順序相連，可以選中第一個文檔后按住Shift鍵，再用鼠標(biāo)單擊最后一個文檔，若文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標(biāo)依次選定文檔；

（3）單擊“打開”按鈕即可。

4、快速打開最后編輯的文檔

如果頻繁地編輯同一個文檔或?qū)δ硞€文檔編輯幾天，你可能希望Word在啟動時能自動打開它。Word本身沒有內(nèi)建這個功能，但簡單的宏命令能處理這個工作。在Word2000中，自動打開最后編輯的文檔的方法：

(1)選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項，單擊“錄制新宏”命令打開“錄制宏”對話框；

(2)在“錄制宏”對話框中，在“宏名”輸入框中輸入“autoexec”，點擊“確定”；

(3)從菜單中選擇“文件”，點擊最近打開文件列表中顯示的第一個文件名；

(4)選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項，單擊“停止錄制”命令；

(5)退出Word，保存宏。

下次再啟動Word時，它會自動加載你工作的最后一個文檔。

5、快速顯示多個文檔。

單擊“窗口”菜單的“全部重排”菜單項，這樣就會將所有打開了的但未被最小化的文檔顯示在屏幕上，每個文檔存在于一個小窗口中，且當(dāng)前也只有那個標(biāo)題欄高亮顯示窗口中的文檔被激活，若需要切換，你可在要激活的窗口的任意處單擊一下鼠標(biāo)即可。你還可以用鼠標(biāo)按住某窗口的標(biāo)題欄拖動該窗口，也可將鼠標(biāo)放在窗口邊界上拖動鼠標(biāo)調(diào)整窗口的大小。

6、快速切換多文檔

在多文檔窗口之間編輯操作與在一個文檔窗口進行編輯操作基本相同，只是在多文檔窗口之間需要進行窗口切換，進行切換的方法有三種：

(1)Word2000處理的每個文檔都作為一個任務(wù)，在Windows的任務(wù)欄上都有一個圖標(biāo)，你可以單擊任務(wù)欄上的文檔圖標(biāo)進行切換；

(2)選擇“窗口”菜單，單擊所需的文檔即可；

(3)在當(dāng)前激活窗口中，按組合鍵Ctrl+Shift+F6可將當(dāng)前激活窗口切換到“窗口”菜單文件名列表上的下一個文檔，并且可按窗口文檔標(biāo)號順序循環(huán)切換。

7、快速保存多個文檔。

當(dāng)同時打開了多個文檔時，若要同時保存和關(guān)閉所有文檔，這時可按住Shift鍵，再單“文件”菜單，這時菜單中將包含“全部關(guān)閉”和“全部保存”兩個菜單項，你只需單擊其中之一即可。

8、快速打印多個文檔

在Word2000中可同時打印多個文檔，其方法為：

(1)單擊“文件”菜單中“打開”菜單項，打開“打開”對話框；

(2)選中要打印的多個文檔，用Shift可選擇順序相連文檔，用Ctrl鍵可選擇不相連的多個文檔；

(3)選擇“打開”對話框中“工具”下拉菜單的“打印”即可。

9、快速移動文檔

在作近距離的文本移動時，一般的操作方法是：首先選定要移動的文本，然后把鼠標(biāo)移到所選的區(qū)域中，待光標(biāo)變?yōu)樽笾告I頭時，再按下鼠標(biāo)左鍵并拖至所要的位置。如果在按鼠標(biāo)左鍵之前先按下Ctrl鍵再進行拖曳還可實現(xiàn)文本的復(fù)制功能。在進行遠(yuǎn)距離文本移動操作時，這種拖曳操作就顯得很不方便，可改用F2鍵的方法快速實現(xiàn)，在選好要移動的文本以后，按下F2鍵，這時插字符變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標(biāo)后，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。當(dāng)然也可通過復(fù)制組合鍵(Ctrl+X)和粘貼組合鍵(Ctrl+V)來完成文本的移動操作。

10、快速傳遞文檔

Word為我們提供了更快捷、更簡便的傳送文檔的方法：傳送之前，首先確認(rèn)已打開了欲傳送正文的文檔窗口，然后把窗口還原為原來尺寸，這時可在屏幕上同時看到多個文檔，再重排平鋪各窗口，把傳送正文的相關(guān)文檔同時平鋪在一屏上，此時移動鼠標(biāo)，拖拉傳送對象，就可在文檔之間傳送正文了。具體操作如下：

(1)打開欲傳送正文的多個文檔文件；

(2)從窗口菜單中選擇“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5鍵重定義窗口尺寸，使其分割為多個窗口；

(3)在第一個窗口文檔中，選擇欲傳送的正文，然后釋放鼠標(biāo)；

(4)單擊所選正文任意部分，拖拉正文到下一文檔的指定位置，然后釋放鼠標(biāo)，正文就從第一個文檔移動到了第二個文檔中。原來文檔中該正文部分則被刪除。如果在拖拉正文時，按下Ctrl鍵，還可把選中的正文部分復(fù)制到下一文檔中，而不刪除原來文檔中該正文部分。

11、快速查看文檔的內(nèi)容和屬性

快速查看的方法步驟為：

(1)單擊“打開”按鈕；

(2)在“查找范圍”框中，單擊包含要查看的文件的驅(qū)動器；

(3)雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進行搜索；

(4)單擊所需文件；

(5)要想在打開文件之前先預(yù)覽文件內(nèi)容，則單擊“視圖”下拉菜單中的“預(yù)覽”命令。要查看文件屬性，如文件長度、創(chuàng)建日期或最后修改日期等，則單擊“詳細(xì)命令”按鈕；要查看文件屬性，如主題或統(tǒng)計信息等，則單擊“屬性”命令。

二、快速輸入技巧

12、快速輸入上下標(biāo)

在文字處理過程中，經(jīng)常會遇到上下標(biāo)這種表示方法，在進行上下標(biāo)輸入時，常用的方法是選定作為上下標(biāo)的字符，在“格式”下拉菜單中選擇“字體”，在“效果選項”中選擇上標(biāo)或下標(biāo)，然后按“確定”鍵。再繼續(xù)下面文字的輸入時，又必須按上述操作取消上下標(biāo)設(shè)定，如此操作總感繁瑣。下面介紹一種較為方便的方法：在工具按鈕欄中按下鼠標(biāo)右鍵選擇自定義，在“工具欄”選項中選擇“格式”，利用鼠標(biāo)將“x2”和“x2”按鈕拖至文檔輸入界面的工具欄中，將原工具欄中不常用的按鈕拖回來，然后關(guān)閉此對話框，這就完成了設(shè)定。在文字輸入過程中，需要上下標(biāo)時，先按“x2”或“x2”按鈕，再輸入上下標(biāo)字符，然后再按一下“x2”或“x2”按鈕，則又恢復(fù)到正常狀態(tài)，可以繼續(xù)后面文字的輸入。

13、快速輸入特殊字符

寫作時，特殊字符輸入通常是由“插入[I]”菜單，選擇“符號[S]…”，在彈出的對話框內(nèi)選擇字體類型，再找到所需的字符后插入的。這種方法并不理想，原因是輸入時雙手都在鍵盤上，頻繁使用鼠標(biāo)無疑會降低錄入速度，而且需建立多個宏命令，生成的工具欄還會占用一部分文本顯示區(qū)域。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵，例如經(jīng)常輸入字符α、β、γ、μ，通過“插入[I]”菜單中“符號[S]…”找到相應(yīng)的字符，點“快捷鍵[K]…”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應(yīng)的欄內(nèi)（通常為Alt+某字符組成組合鍵），再按“指定[A]”即可。自定義的快捷鍵應(yīng)容易聯(lián)想，便于記憶。這樣在用到定義的特殊字符時，手不離鍵盤，即可進行快速輸入。

14、用F4鍵的加快輸入

眾所周知，在Word中F4鍵可作為快捷鍵，用來緊接著重復(fù)輸入已輸入過的內(nèi)容。但重復(fù)的內(nèi)容在輸入英文和中文時，是有些差別的。對于英文輸入，F(xiàn)4重復(fù)的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容(包括回車換行符)。輸入中文(用微軟拼音輸入法)時，選擇正確的漢字后，只要不按回車鍵，漢字下面會有虛線，整個虛線上的內(nèi)容作為一個詞條。按回車后，再按F4鍵，重復(fù)的將是整個詞條。對全拼輸入法也有類似的重復(fù)整個詞條的功能。

15、用模板來加快輸入

模?以存儲制表位、自定義工具欄、宏、快捷鍵、樣式和自動圖文集詞條，您可以將常用樣式的文檔創(chuàng)建為模板，以后只需在模板中添入適當(dāng)內(nèi)容，即可成為新的文檔。創(chuàng)建模板的方法為：(1)若要根據(jù)已有文檔創(chuàng)建一個新模板，可單擊“文件”中的“打開”命令打開所需文檔。若要根據(jù)已有模板創(chuàng)建新模板，可單擊“文件”中的“新建”命令。然后單擊與要創(chuàng)建的模板相似的模板，再單擊“新建”下的“模板”，單擊“確定”；(2)單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類型”框中，選擇“文檔模板”。若保存一個已創(chuàng)建為模板的文件，則選定該文件類型；(3)選擇“模板”文件夾中的對應(yīng)子文件夾，在“文件名”框中，鍵入新模板的名稱，然后單擊“保存”即可。

16、用自動更正加快輸入

Word2000能夠自動更正鍵入的一些錯誤，它還提供了添加自動更正詞語的功能，利用該功能可以將一些常用的長詞組用簡單詞組代替。添加自動更正詞語的方法為：首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，并選擇“自動更正”標(biāo)簽；(2)選中“鍵入時自動替換”復(fù)選框；(3)在“替換”框中輸入要更正的詞語，如“電腦報地址”；(4)在“替換為”框中輸入該詞語的常用拼寫，如“，單擊“添加”按鈕確定即可。

添加好詞語后，無論在何時只要鍵入一個自動更正詞語名(如“電腦報地址”)，再輸入一空格或標(biāo)點符號，Word2000都將用正確的拼寫(如“電腦報重慶市人民路236號”)進行替換。

17、用自動圖文集加快輸入

在錄入文字時經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復(fù)錄入，這時你可以用自動圖文集來解決該問題，這種方法就是用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時，只需輸入相應(yīng)的詞條，Word即可將它自動轉(zhuǎn)換成自動圖文集中的內(nèi)容。若要添加自動圖文集，可選擇“工具”菜單中“自動更正”命令，單擊“自動圖文集”標(biāo)簽卡，然后選擇“添印卑磁ソ斜嗉砑櫻嗉煤蟮セ鰲叭范ā卑磁?。例燃偤拈傢加了“词条”“天极网学习中心”后，只要你录入“天极】嚱各c趾螅聊簧匣崍⒓聰允菊齟侍?，击回硨?dǎo)飧觥按侍酢北惚惶砑游牡抵?。当然，您可覉@顏飧齟侍跖貿(mào)こさ?，越长越g∈隆?br>

18、用域代碼快速插入對象

在中文Word2000文檔中插入了諸如公式、圖表、圖形等對象時，雖然可以直接將其以實際形式插入在文檔中而能夠直觀地顯示出來，但卻同時降低了文檔的顯示速度。實際上，在編輯文檔過程中，可以利用域代碼來代替插入的對象。此時，先從“工具”菜單中選擇“選項”項，然后再選擇“視圖”選項卡，最后選中“域代碼”復(fù)選框即可。一旦需要顯示域代碼的具體內(nèi)容時，可以按下Alt－F9組合鍵進行轉(zhuǎn)換。

19、用臨時文檔快速插入公式

在一個公式較多的中文Word2000文檔中進行公式編輯時，不但每次都需要調(diào)入“公式編輯器”，而且影響了“公式編輯器”的運行速度。為了解決這個麻煩，可以在插入一個公式之前，首先建立一個新的文檔(作為臨時文檔)，然后在該臨時文檔中“公式編輯器”編輯公式，然后將編輯好的公式復(fù)制到剪貼板中，接著在“窗口‘下選擇原來的文檔，再將公式粘貼到需要的位置即可。當(dāng)需要再一次插入公式時，通過選擇窗口直接切換到臨時文檔中進行編輯，然后再按照上述方法進行編輯。

20、用格式刷快速輸入格式

在Word2000中具有一個功能非常強大的格式復(fù)制圖標(biāo)，它不僅可以復(fù)制文字格式而且可以復(fù)制段落格式。當(dāng)插字符在某一位置時或在選中一部分文字時，按下格式刷可以取出所在位置或所選內(nèi)容的文字格式，用這一個刷子去刷別的文字可實現(xiàn)文字格式的復(fù)制。如果選中段落符時，按下格式刷則取出所在段落的段落文字格式，用這一個刷子去刷別的文字可實現(xiàn)段落格式的復(fù)制。如果選中的內(nèi)容中同時含有文字和段落符，這時按下格式刷則同時取出所選文字的文字格式與所含段落符的段落格式，對刷過的文字同時施加文字格式和施加段落格式。如果對格式刷雙擊可連續(xù)多次使用格式刷，直到單擊格式刷或別的動作發(fā)生為止。

21、快速設(shè)置文字字體

為了達(dá)到快速選擇字體的目的，可以將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令，進入“自定義編輯界面，然后在“自定義編輯界面中選擇“命令卡，并移動光標(biāo)條到“類別欄中的“字體項，在“字體項中列出了Windows已經(jīng)安裝了的所有字體，此時就可以通過使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設(shè)置到工具欄中。

三、自動操作技巧

21、自動編寫摘要

Word2000的自動編寫摘要功能可以自動概括文檔要點，生成文檔摘要，對于長文檔編輯特別重要。創(chuàng)建摘要的方法為：(1)單擊“工具”菜單中的“自動編寫摘要”命令，這時出現(xiàn)“自動編寫摘要”對話框；(2)從“摘要類型”下面4種摘要文檔的顯示方案中選擇其中一種，您可選擇“在文檔頂端插入摘要或摘錄文字”；(3)在“相當(dāng)于原長的百分比”框中鍵入或選擇摘要的詳細(xì)程度；(4)單擊“確定”，則摘要內(nèi)容將被按選擇的顯示方式顯示出來。自動編寫摘要功能是通過統(tǒng)計來確定文檔要點的，它只能給您以幫助，在完成后還要做一些合適的修改，以保證其準(zhǔn)確性。

22、自動創(chuàng)建超級鏈接

超級鏈接帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個文件或文件中的某個位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或Intranet上的某個HTML頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點。

用Word2000的自動套用格式功能，只需鍵入所欲跳轉(zhuǎn)到文件的地址，即可創(chuàng)建超級鏈接。自動創(chuàng)建的步驟為：

1、單擊“工具”菜單中“自動更正”命令，然后單擊“鍵入時自動套用格式”標(biāo)簽；

2、選擇“鍵入時自動替換”標(biāo)題下的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換成超級鏈接”復(fù)選框；

3、這樣，鍵入位于網(wǎng)絡(luò)或Internet文件的地址時，Word2000將其轉(zhuǎn)化為超級鏈接，顏色變成帶下劃線的藍(lán)色文本，單擊它就可跳至相應(yīng)位置。例如鍵入電腦報的網(wǎng)址：http://www.cpcw.com，該網(wǎng)址立即成為超級鏈接，你只要單擊它，就可以到該網(wǎng)址進行瀏覽了。

23、自動添加題注

在Word2000中，可以在插入表格、圖表、公式或其他項目時自動添加題注，也可以為已有的表格、圖表、公式或其他項目添加題注。下面介紹插入項目時自動添加題注的方法：

1、單擊“插入”菜單中的“題注”項打開“題注”對話框，單擊對話框中的“自動插入題注”按鈕，打開“自動插入題注”對話框；

2、在“插入時添加題注”列表中，選擇要用Word插入題注的項目。如果要在插入表格時自動添加題注，則選中“MicrosoftWord”復(fù)選框；

3、在“標(biāo)簽”框所帶的下拉式列表中選擇相應(yīng)的標(biāo)簽。如果“標(biāo)簽”列表中沒有想要的標(biāo)簽，單擊“新建標(biāo)簽”?，打開“新建標(biāo)簽”對話框，在“標(biāo)簽”文本框中輸入想用的標(biāo)簽如“附表”，然后單擊“確定”按鈕；

4、在“位置”框所帶的下拉列表中選擇題注所處的位置；

5、Word一般是以阿拉伯?dāng)?shù)字“1，2，3，…”來為題注編號的，如想使用其他編號方式，單擊“編號”按鈕打開“題注編號”對話框，在“格式”框所帶的的下拉列表中選擇一種編號方式，單擊“確定”按鈕；

6、單擊“確定”按鈕。

這樣，每次在文檔中插入表格時，Word2000就會按剛才所選擇的方式為其添加題注。

24、自動簽名

電子郵件簽名由文本和/或圖片組成，Word自動將其添加在待發(fā)電子郵件末尾。可為不同類型的讀者創(chuàng)建自定義簽名。例如，對您的朋友和家人只使用名，對商務(wù)聯(lián)系人的郵件使用全名和電子郵件地址。也可以使用簽名添加要反復(fù)套用的文字，解釋您希望收件人如何答復(fù)您的郵件。創(chuàng)建的方法為：

1、在Word文檔或電子郵件中，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“常規(guī)”選項卡；

2、單擊“電子郵件選項”按鈕，然后單擊“電子郵件簽名”選項卡；

3、在“請鍵入或從列表中選擇電子郵件簽名的標(biāo)題”框中，鍵入簽名的名稱；

4、在“創(chuàng)建電子郵件簽名”下插入用于簽名的文字；

5、單擊“添加”按鈕。Word將簽名作為“自動圖文集”詞條保存在Normal模板中。

要創(chuàng)建其他簽名，請單擊“新建”，然后重復(fù)步驟3到5。

這樣，在下次使用時就可以使用簽名，你還可以為郵件設(shè)置默認(rèn)簽名，每次發(fā)送郵件時就會在郵件下面自動添加默認(rèn)的簽名。設(shè)置方法：

1、在Word文檔或電子郵件中，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“常規(guī)”選項卡；

2、單擊“電子郵件選項”按鈕，然后單擊“電子郵件簽名”選項卡；

3、在“請選擇默認(rèn)的電子郵件簽名”下，在“用于新郵件的簽名”列表框中，單擊所需簽名，在“糜詿鷥春妥⒌那┟繃斜砜蛑?，单霍u棖┟純傘?br>

25、自動重新分頁

在使用Word進行文檔編輯的時候，分頁命令可被自動執(zhí)行。比如正在編輯的文檔超過一頁紙時，它會自動進入到下頁。自動重新分頁是在進行文檔編輯的時候Word自動執(zhí)行的功能。它主要用于如下情況：

1、當(dāng)打開一個編輯好的長文檔時，在屏幕最底行的狀態(tài)中會顯示“Word正在重新分頁”；

2、編輯過程中對文檔的內(nèi)容進行了插入或刪除等操作后，Word會在后臺進行自動重新分頁，對于長文檔，Word則會出現(xiàn)暫時“忙”狀態(tài)，以進行自動重新分頁的操作；

3、打印時Word必須先計算出文檔的頁數(shù)，才能進行打印操作，故處于打印預(yù)覽狀態(tài)時也會出現(xiàn)進行自動重新分頁的操作；

4、編輯文檔過程中正在編寫文檔的目錄或索引。

如果需要使用“自動重新分頁”功能，而該功能還沒有打開，可用以下方法來打開該功能：

1、選擇“工具”菜單中“選項”命令，打開“選項”對話框；

2、選擇其中的“常規(guī)”選項卡，彈出“常規(guī)”選項界面；

3、將“后臺重新分頁”選中；

4、單擊“確定”按鈕即可。

當(dāng)然Word的自動功能很多，這里只介紹這幾個，希望能給您帶來收獲。

26、用自動滾動翻頁

象某些讀書軟件一樣，Word也提供了對文檔頁面的自動滾動功能，以方便用戶閱讀文檔，免去了用PageUp、PageDown手工翻頁的麻煩。要實現(xiàn)自動滾動功能，具體操作方法：

1、選擇“視圖”菜單上的“工具欄”，單擊“自定義”命令打開“自定義”對話框；

2、在彈出的“自定義”對話框中，選中“命令”框中的“所有命令”；

3、將“命令”項中的“Autoscrol”拖拽到工具條上，這時工具欄上將出現(xiàn)“自動滾動”命令按鈕。

以后瀏覽長文檔時，只需點擊工具條上的“自動滾動”命令，并使鼠標(biāo)位于右邊滾動條中心位置的上方或下方即可實現(xiàn)上下滾動，鼠標(biāo)離中心位置越遠(yuǎn)，滾動越快。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標(biāo)或按Esc鍵即可。

27、用自動檢查拼寫檢查錯誤

利用該功能可以在輸入文本的同時檢查錯誤，為以后的校對節(jié)省時間。若輸入詞語，則Word2000將以紅線標(biāo)示，若是語法錯誤，則以綠線標(biāo)示。設(shè)置該功能的方法為：(1)單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“拼寫和語法”標(biāo)簽；(2)選中“在鍵入的同時檢查拼寫”和“在鍵入的同時檢查語法”復(fù)選框，若選項為灰色不能用，則需安裝相應(yīng)的拼寫和語法檢查功能；(3)清除“隱藏文檔中的拼寫錯誤”和“隱藏文檔中的語法錯誤”復(fù)選框；(4)單擊“確定”按鈕。這樣在輸入時若有錯誤則會被顯示出來，您可以進行糾正。

28、改變自動保存文檔的時間

在Word2000利用自動保存功能，能夠在一定的時間范圍內(nèi)保存一次，若突然斷電或出現(xiàn)其它特殊情況，它能幫你減少損失。自動保存時間越短保險系數(shù)越大，在Word中打開文檔后出現(xiàn)斷電或類似問題時，能夠恢復(fù)的信息就越多，當(dāng)然占用系統(tǒng)資源越多。您可以改變自動保存的時間間隔：(1)單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“保存”選項卡；(2)選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框；(3)在“分鐘”框中，輸入時間間隔，以確定Word2000保存文檔的頻繁程度。

29、自動恢復(fù)文檔

可以通過使用Word的“自動恢復(fù)”功能定期地保存文檔的臨時副本。要在斷電或碰到類似問題的情況下恢復(fù)工作，必須在出現(xiàn)問題前，做下列操作：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，然后選中“自動保存時間間隔”或“保留備份”復(fù)選框（或兩者都選中）。如果需要，請設(shè)置“自動恢復(fù)”保存間隔時間小于10分鐘。要在文檔意外刪除或損壞后恢復(fù)工作，必須在出現(xiàn)問題前選中“保留備份”復(fù)選框。

若丟失文檔前啟動了“自動恢復(fù)”功能，你就可以打開它了。方法是：單擊“打開”按鈕。在文件夾列表中，雙擊Temp文件夾。該文件夾通常位于Windows文件夾中。選定“文件類型”框為“所有文件”選項。Word為每個恢復(fù)的文檔都命名為“自動恢復(fù)功能保存+文件名”，并且文件的擴展名為：.Doc。打開恢復(fù)的文檔，再單擊“保存”按鈕，在“文件名”框中，鍵入或選定已有的文檔文件名。

Word2000還提供了指定保存自動恢復(fù)文件的位置的功能，利用它可以將自動恢復(fù)的文件放在特定的文件夾中，這樣查找起來方便。操作方法為：

1、單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“文件位置”選項卡；

2、單擊“文件類型”框中的“‘自動恢復(fù)’文件”選項；

3、單擊“更改”按鈕；

4、如果要在另一個文件夾下保存自動恢復(fù)文件，請找到并打開該文件夾。

30、自動斷字

用斷字功能可以避免在兩端對齊的文本中出現(xiàn)大片空白，或在窄行文本中保持相同的行寬?？梢杂迷O(shè)置自動或人工斷字。下面介紹設(shè)置自動斷字的方法：

1、指向“工具”菜單中的“語言”子菜單，然后單擊“斷字”命令打開“斷字”對話框。如果“斷字”命令沒有出現(xiàn)在“語言”子菜單中，則需要安裝斷字工具；

2、選中“自動斷字”復(fù)選框；

3、在“斷字區(qū)”框中，輸入一行中最后一個單詞末尾距右頁邊距的距離。要減少連字符的數(shù)量，應(yīng)放寬斷字區(qū)。要減小右邊參差不齊的現(xiàn)象，應(yīng)縮小斷字區(qū)的大??；

4、“連續(xù)斷字次數(shù)限為”框中，輸入可連續(xù)斷字的行數(shù)。

四、快速選擇技巧

31、快速選定文本

在使用Word的過程中，最經(jīng)常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來實現(xiàn)。其中鼠標(biāo)拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文本的方法。

選定一個段落：將鼠標(biāo)指針移動到該段落的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊；

選定多個段落：將鼠標(biāo)指針移動到一段落的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊，并向上或向下拖動鼠標(biāo)；

選定一大塊文本：單擊要選定內(nèi)容的起始處，然后滾動要選定內(nèi)容的結(jié)尾處，在按住Shift鍵同時單擊。

選定整篇文檔：將鼠標(biāo)指針移動到文檔中任意正文的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后三擊；

選定垂直文本：按住Alt鍵，然后將鼠標(biāo)拖過要選定的文本。

32、快速選擇超長文字

不知你有沒有發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你想選擇一段超過屏幕長度的文本時，文字處理器滾動得太快，很難一次就選正確?，F(xiàn)在介紹一種有效的選擇大段文本的方法；這個技巧可用于所有的文字處理器，因為它是一個基本的Windows功能。點擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標(biāo)鍵向下移動文檔，直到你看到想要選擇的結(jié)束部分。按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結(jié)束處。

33、快速選擇多頁

在Word窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當(dāng)前的狀態(tài)，在其右邊有一個“擴展”功能，平時它處于淺白色，表示未“未激活”，只要用鼠標(biāo)雙擊即可激活。用鼠標(biāo)拖動來選取文字部分時，經(jīng)常不能準(zhǔn)確選定范圍，特別是當(dāng)范圍超過了一屏幕時，這時“擴展”功能就有用了，可用以下方法操作：

(1)先將鼠標(biāo)的光標(biāo)置于選取范圍的起始處；

(2)雙擊狀態(tài)欄的“擴展”按鈕，打開“擴展”功能；

(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前后調(diào)整等操作；

(4)將光標(biāo)移到范圍的結(jié)束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

34、快速選定多個對象

當(dāng)選定比較少，并且對象容易被鼠標(biāo)捕捉時。我們可以將鼠標(biāo)箭頭移動到對象的上面，當(dāng)鼠標(biāo)出現(xiàn)十字箭頭時，按下鼠標(biāo)左鍵即可選定此對象，當(dāng)選定?對象時，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。

當(dāng)選定對象比較多，并且比較集中時。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕，在對象區(qū)域外側(cè)的適當(dāng)?shù)攸c按住鼠標(biāo)左鍵，然后拖動鼠標(biāo)出現(xiàn)一個矩形的虛線框，待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內(nèi)時釋放鼠標(biāo)左鍵，便可選中多個或者全部對象。

當(dāng)要選定的對象比較分散，并且對象不易被鼠標(biāo)捕捉時。首先用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，在快捷菜單中選擇“自定義”選項，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項，用鼠標(biāo)將“命令”列表框中的“選中多個對象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關(guān)閉”按鈕。當(dāng)在Word2000工作區(qū)內(nèi)繪制了多個對象時，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個對象”工具按鈕，在彈出的“選中多個對象”對話框中列出了所有對象，在“對象”列表框中用鼠標(biāo)單擊欲選定的各個對象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個對象。

35、選擇的特定操作

在所選的內(nèi)容較多或進行一些特殊的選定操作時，用下列的選定方法會更加快捷和方便。

1、單擊待選文本塊的一端，使插字符移動該位置，按下F8鍵，然后用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾，單擊鼠標(biāo)即可選定所要的文本。請注意采用這種方式選定文本以后，在對選定的文本進行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動作。

2、按住Ctrl鍵后，在文本區(qū)內(nèi)單擊可選中一個句子，在文本左側(cè)位置單擊可選中所有文本，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

36、用“日積月累”提示

首先單擊Office助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令，然后單擊“選項”按鈕，再選中“選項”選項卡上的“啟動時顯示‘日積月累’”復(fù)選框即可。

37、用工具欄的屏幕提示

當(dāng)您將鼠標(biāo)指針停留在工具欄按鈕上時，MicrosoftWord會在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡，選中“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。

注意：當(dāng)選中或清除“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框時，此設(shè)置將會影響所有的MicrosoftOffice程序。

38、用批注和修訂的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，然后選中“屏幕提示”復(fù)選框即可。

39、用“記憶式鍵入”的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，然后單擊“自動圖文集”選項卡，然后選中“顯示有關(guān)‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復(fù)選框即可。

40、用Office助手提示

使用Word2000時，可暫時顯示Office助手。也可以在整個Word時段關(guān)閉Office助手，而僅使用幫助窗口。

(1)暫時顯示Office助手。單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令即可。

(2)在整個Word時段打開Office助手。首先單擊助手氣球中的“選項”按鈕，若如果看不到助手氣球，單擊助手，然后選中“選項”選項卡上的“使用Office助手”復(fù)選框即可。

(3)打開Office助手自動顯示幫助主題的功能。首先單擊Office助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令，單擊“選項”按鈕，然后在“選項”選項卡上選中“推測幫助主題”復(fù)選框即可。

(4)顯示屏幕提示中的快捷鍵?？梢詫ord進行設(shè)置，使其在顯示工具欄屏幕提示的同時顯示該工具欄按鈕的快捷鍵組合。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡，選中“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復(fù)選框即可。

五、其它快速操作

41、隱藏圖形來加速屏幕滾動

如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作：在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡；選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動方式導(dǎo)入的圖片(即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。

42、取消后臺打印加快速度

后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時能夠繼續(xù)在中文Word2000中進行操作，但這種打印方式卻同時占用了大量內(nèi)存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項”項，然后再選擇“打印”選項卡，最后將“后臺打印”復(fù)選框失效即可。

43、用重復(fù)執(zhí)行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達(dá)到重復(fù)執(zhí)行相應(yīng)命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統(tǒng)即會進入“格式刷”的設(shè)置狀態(tài)，然后我們就可以重復(fù)利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了；再如，當(dāng)我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統(tǒng)即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時用戶就可以連續(xù)繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現(xiàn)重復(fù)執(zhí)行目的之后，若須取消重復(fù)執(zhí)行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

44、用超級鏈接快速切換

超級鏈接是指一個計算機文檔（頁面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個文件或文件中的某個位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或Intranet上的某個HTML頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點。

鼠標(biāo)放在超級鏈接上會變成手形，點擊后即可切換。Word2000中也有相類似的超級鏈接功能，可將文檔中的文字、圖像等與本機硬盤或因特網(wǎng)上所設(shè)置的相關(guān)信息鏈接起來。

1?開一個文檔，選擇要作為超級鏈接顯示的文字；

2、單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”選項彈出對話框。在“鏈接到文件或URL”中輸入待鏈接文檔(目標(biāo)文檔)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機硬盤上的文檔；

3、按“確定”按鈕，就完成了一個超級鏈接的創(chuàng)建。

45、快速改變快捷鍵

同時按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號中的“+”為數(shù)字鍵盤上的加號鍵)三鍵，這時光標(biāo)會變成一個奇怪的形狀，而且當(dāng)你移動時光標(biāo)位置不變。

將這個變異的光標(biāo)移動到菜單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話框，進入“請按新快捷鍵”選項。

按下新的快捷鍵以后，文本框中會顯示你的快捷鍵組合注意：最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合，因為這樣的組合在Word中最少被用到，以免重復(fù)。此外輸入組合鍵時要同時按下，否則Word不予承認(rèn)。在“當(dāng)前快捷方式”文本框里選中要刪除的快捷方式，然后單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

46、快速排列圖形

圖形的操作如果您想在一篇文檔中使圖形獲得滿意的效果，比如將幾個圖形排列得非常整齊，可能需要費一番工夫，但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項工作。

首先通過按Shift鍵并依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們。然后單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕，選取彈出式菜單中的“對齊或分布”選項，并選擇一種對齊或分布的方法。

47、快速返回到前次的編輯位置

Word2000不僅提供了靜態(tài)的定位操作，而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。

當(dāng)在文檔的某個位置進行編輯時，可能會需要查看文檔的另一位置的信息，這時文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進行查找。Word2000提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個操作非常簡單。若要回到前次的編輯位置，只需按Shift＋F5組合鍵即可，它使光標(biāo)在最后編輯過的三個位置間循環(huán)。

另外，當(dāng)文檔關(guān)閉的時候，Word2000也會記錄此時文檔的編輯位置，當(dāng)再次打開此文檔的時候，按下Shift＋F5組合鍵就回到了關(guān)閉文檔時的編輯位置，這種功能尤其給編輯文檔的連續(xù)性帶來了很大方便。

48、快速改變英文字的大小寫

在文章中輸入英文的過程中，你一定會因為英文字的大小定轉(zhuǎn)換而煩惱，利用Shift+F3快捷鍵，可以方便地將英文改寫為“全部大寫”、“全部小寫”或“首字母為大寫其余為小寫”，操作方法為：首先將光標(biāo)移到英語單詞之中，表示選中了該單詞；然后按下Shift+F3，字母的大小寫就在三種方式中變換，反復(fù)按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。

49、用目錄快速定位

目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，閱讀者就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找這些內(nèi)容。下面介紹使用內(nèi)部標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄的方法：

1、單擊要建立目錄的地方，通常是文檔的最前面；

2、選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框；

3、在對話框中選擇“目錄”選項卡；

4、選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”復(fù)選框；

5、在“格式”框中選擇一種目錄格式，在“顯示級別”框中鍵入或者選擇一種顯示級別。顯示級別是指在目錄中從最高級開始顯示的級別數(shù)；

6、若要對其它選項進行設(shè)置，單擊“選項”按鈕進行。在選定了各選項后，單擊“確定”按鈕。

這樣，Word2000就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word自動確定的。編制好目錄后，Word將搜索帶有指定樣式的標(biāo)題，按照標(biāo)題級別排序，引用頁碼，并且在文檔中顯示目錄，還可以利用它在聯(lián)機文檔中快速漫游。將鼠標(biāo)指針移動到目錄的頁碼上，你會看到鼠標(biāo)指針變成了手形，單擊左鍵即可跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的標(biāo)題下。

50、在長文檔中快速漫游

在文檔中漫游。單擊常用工具欄上（就是有“新建”和“打開”按鈕的那個工具欄，靠近右邊，唉，沒辦法學(xué)問多了，蓋都蓋不?。┑摹拔臋n結(jié)構(gòu)圖”按鈕，然后再單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中要跳轉(zhuǎn)的標(biāo)題即可至文檔中相應(yīng)位置。文檔結(jié)構(gòu)圖將在一個單獨的窗格中顯示文檔標(biāo)題，你可通過文檔結(jié)構(gòu)圖在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，可選擇顯示的內(nèi)容級別，調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)圖的大小。若標(biāo)題太長，超出文檔結(jié)構(gòu)圖寬度，不必調(diào)整窗口大小，只需將鼠標(biāo)指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個標(biāo)題。

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