一、公文的概念和特點

（一）含義：請學生閱讀《國家行政機關公文處理辦法》找出公文含義

公務文書，又叫公務文件，簡稱公文。具體含義見《國家行政機關公文處理辦法》總則第二條。是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。

具有法定效力和規(guī)范體式。貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

（二）特點

1．具有很強的政治性和政策性。

公文的基本內容是國家機關的指揮意志、行動意圖、公務往來與活動情況的系統(tǒng)實錄,直接反映了國家政權的意志與根本利益。是實施管理、發(fā)布法規(guī),下達指示特定形式,它與人民群眾的利益和社會生活密切相關,因此公文具有很強的政策性。

2．具有法定的權威性和約束力。

公文的權威性和法定效力是由它的制發(fā)機關的權威性和法定地位決定的。它是機關的喉舌。文學作品人們可看也可不看，學術論文的內容和觀點，人們可以贊同，也可以批評，行政公文的內容需要人們理解、執(zhí)行，具有明顯的法定權威性，領導機關發(fā)布的決定、決議、批復等有領導權威；權力機關發(fā)布的法律、法規(guī)、條例等，有法律權威，政策機關發(fā)布的政令、指示、通告等有指揮權威；國家領導機關發(fā)布的公文，各級組織必須切實遵照執(zhí)行，不得違反，這是公文權威性的表現。法定的作者和讀者。

3．具有規(guī)范的體式。

符合一定的要求和標準。公文的內容,包括公文的主題、材料、結構和語言要符合行文規(guī)則與客觀實際。公文文體和寫作格式要標準化,不能自搞一套。公文的制作、使用、處理程序要嚴格按照有關規(guī)定辦理。按《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式、第四章行文規(guī)則、第五章公文辦理、第六章公文立卷、歸檔和銷毀。

4．具有莊嚴、準確、樸實、精練嚴謹規(guī)范的語言特點。體現語言的權威性

二、公文的作用

（一）領導指揮作用—記錄和傳達上級指示精神，布置工作，指導工作，宣傳方針、政策，幫助人們提高認識，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一行動，步調一致。

（二）行為規(guī)范作用—頒布法規(guī)，傳達指示。制定方針、政策、發(fā)布法律、法規(guī)、政令、規(guī)定人們行為規(guī)范的法律約束作用。 （三）聯(lián)系紐帶作用—反映情況，請示工作，交流經驗、互通情況，商洽工作的聯(lián)系知照作用

（四）依據憑證作用—作為上級機關貫徹意圖,下級機關根據意圖執(zhí)行的憑證依據。

三、公文的分類

請學生自學《國家行政機關公文處理辦法》，搞清楚公文文種。

公文種類簡稱文種。根據2000年8月24日國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（2001年1月1日施行）第二章規(guī)定，公文文種有十三種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

1.按特點職能分：法規(guī)性、指揮性、報請性、知照性、聯(lián)系性、實錄性

2.按作者性質分：黨內公文、行政公文、群團公文、

3．按行文關系分：上行文、平行文、下行文

上行文：向上級機關報送的公文：請示、報告等。

平行文：同級機關和不相隸屬機關之間來往的公文。函等。

下行文：向下級機關發(fā)送的公文，有命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要等。

4.按緊急程度分：特急（特急件）、急辦（急件）、常規(guī)（平件）

5.按密級分：絕密、機密、秘密、普通

四、公文的格式

課堂實訓：請學生自學《國家行政機關公文處理辦法》的基礎上，嘗試用電腦設計公文規(guī)范版式。附：公文規(guī)范版式

（1）紙張規(guī)格：A4（297×210）

（2）裝印格式：左側裝訂。排版一律從左至右橫排

排版規(guī)格：正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

（一）眉首

標記格式：份號、密級、緩急時限

1．公文份數序號：秘密文件必須有。用阿拉伯數碼標識在版心左上角第1行。至少標2位，如01

2．秘密等級和保密期限：如需標識秘密等級，用3號黑體字，標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

3．緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4．發(fā)文機關標識：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成；發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（約２行）。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（國務院文件）。

聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布。如：

xx 部

xxx 部 文件

中國人民銀行

5．發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；

如：浙物產〔2005〕8號

年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，不加“第”字。

聯(lián)合行文標主辦單位字號

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

6．簽發(fā)人：上行文需標識簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

　　聯(lián)合行文上行文，標上每個單位簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

（二）主體

1．公文標題：發(fā)文機關＋事由＋文種

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字

2．主送機關名稱：全稱或泛稱

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字

3．正文：注意：數字、年份不能回行

4．附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。二份以上附件需用阿拉伯數碼標出序號。如：

附件：1.×××××

2.×××××

5．成文日期：（漢字書寫）“零”寫為“○”

6．公文生效標識

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，居中下壓成文時間。印章下弧無文字，下弧線壓日期，有文字，中心線壓日期。

聯(lián)合上行文蓋主辦機關章，聯(lián)合下行文依次蓋章。

　　當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

7．附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。

注意：請示必須在附注處標明聯(lián)系人，聯(lián)系電話。

（三）版記

1．主題詞：類別詞 類屬詞 文種

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

2．抄送單位名稱（主送外，需了解內容的單位）

在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；在最后一個抄送機關后標句號。

3．印發(fā)說明：印發(fā)單位、時間（阿拉伯數碼）

　 用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

五、公文寫作的要求

（一）符合黨和國家的方針、政策和法律、法規(guī)及上級機關的有關規(guī)定。

（價值的大小、影響的好壞、質量的高低，取決于公文的政治質量）

（二）了解實情，有的放矢、講求實效。

（內容從實際出發(fā) ，有目的、有針對性的、及時地解決各種問題）

（三）主題突出、條理分明

（直接揭示主題，不用曲筆、應一文一事、旗幟鮮明）

（四）結構完整、格式規(guī)范。

（必備數據項目一定齊全）

（五）要注意公文的連續(xù)性、一致性。

（公文的政策性、指導性很強，一經制發(fā)就產生現實執(zhí)行效用，如文件內容前后矛盾，互相抵觸，就難執(zhí)行，浪費人力、物力、才力）

（六）要遵循各項行文規(guī)則。

行文關系有四種類型：

（1）行政隸屬關系

（2）業(yè)務隸屬關系

（3）平行關系

（4）不相隸屬關系

對此必須注意：

（1）聯(lián)合行文問題P443第十六條

（2）抄報抄送問題

（3）一般不得越級行文。

越級行文的條件：

（1）情況特別緊急戰(zhàn)爭、自然災害

（2）多次請示上級機關，問題得不到解決。

（3）上、下級機關產生爭議而無法解決的問題

（4）檢舉控告上級機關

（5）上級機關交辦并指定直接越級上報的材料。

（七）用語要得體、周密、簡明、通俗、合乎語法、邏輯。

指語言、語氣符合作者的職權范圍、發(fā)文目的、特定文體表達的需要。

對上——恭而不卑

對下——威而不兇

平行——謙而有度

（八）公文語言要求：

1．真實準確。含義明確，合乎語法規(guī)范，標點妥帖，詞語的輕重、褒貶色彩等恰當。使用公文專用語言。教材P93，公文常用特定用語簡表

2．簡明樸素。陳述性、說明性語言而費描寫性語言。干凈利落，明白曉暢。常用對偶、排比、對照、反復手法，加強表達效果，適當使用簡括的話：開放搞活、四項原則、擁政愛民、三講教育、兩個代表等。

3．嚴謹莊重。使用規(guī)范書面語言，適當使用一些文言詞語。

六、歸納總結：今天我們學習了公文的概念、特點、分類、格式、語言要求等內容，以前少接觸，請大家認真復習。重點掌握:

1.現行公文13種文種,每一種文種的適用范圍

2.公文的行文關系:上行文、平行文、下行文

2.上行文和下行文的格式

七、課外實訓

1．仔細閱讀《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》和《國務院公文主題詞表》，增強對公文作用、文種、適用范圍和寫作要求的認識。

2．完成實訓教材相關練習。

3.熟記公文寫作格式，用電腦制作一份規(guī)范的格式

4.尋找一份學校下發(fā)的文件對照公文格式是否規(guī)范

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