辦公室文秘作為企業(yè)形象的“窗口”與內(nèi)部溝通的“橋梁”，其禮儀規(guī)范直接影響工作效率與企業(yè)形象。除著裝需遵循“端莊大方、穩(wěn)重高雅”原則外，還需在儀表、舉止、電話溝通等多方面踐行禮儀標(biāo)準(zhǔn)，具體要求如下：

　　一、辦公室儀表禮儀：整潔得體，展現(xiàn)專業(yè)形象

　　儀表是文秘給人的第一印象，需做到整潔、得體、符合職場氛圍，具體規(guī)范如下：

　　1.個人衛(wèi)生管理：頭發(fā)需保持清潔，無異味、無明顯頭皮屑；指甲長度適中，避免過長或涂抹夸張顏色指甲油；口腔保持清潔，工作前避免食用異味食物；女性妝容以“淡雅自然”為宜，避免濃妝艷抹，不使用過于濃烈的香水。

　　2.服飾細(xì)節(jié)規(guī)范：襯衫無論選擇何種顏色，領(lǐng)子與袖口必須保持干凈，無污漬、無褶皺；鞋子需定期清潔保養(yǎng)，若出現(xiàn)破損需及時修補(bǔ)，避免穿著帶有金屬釘子（易產(chǎn)生噪音）的鞋子；女性服裝避免過于華麗、暴露或緊身，優(yōu)先選擇西裝套裙、襯衫配西褲等正式職場服飾；工作期間不穿著大衣、羽絨服等臃腫外套（可在辦公區(qū)外指定區(qū)域存放），避免影響辦公動作或顯得拖沓。

　　3.配飾選擇原則：配飾以“簡約實用”為主，女性可佩戴小巧的耳釘、細(xì)項鏈等，避免佩戴夸張的手鐲、戒指；男性避免佩戴過多飾品，僅可佩戴手表（款式簡潔），不佩戴手鏈、項鏈等非必要配飾，確保整體形象專業(yè)、干練。

　　二、辦公室舉止禮儀：文明得體，維護(hù)職場秩序

　　舉止禮儀體現(xiàn)文秘的職業(yè)素養(yǎng)，需在日常工作中注重細(xì)節(jié)，展現(xiàn)禮貌與尊重，具體規(guī)范如下：

　　1.主動問候與回應(yīng)：進(jìn)入辦公區(qū)域后，需主動向同事、領(lǐng)導(dǎo)打招呼（可根據(jù)時間問候“早上好”“下午好”），無論對方職級高低，均需保持熱情、真誠的態(tài)度；若他人主動打招呼，需立即回應(yīng)，即使正在接聽電話，也應(yīng)先向電話另一端說明“抱歉，我這邊有同事打招呼，稍等10秒”，掛斷電話后及時回應(yīng)同事，避免讓對方等待或被忽視。

　　2.特殊場景禮儀：在電梯內(nèi)遇見領(lǐng)導(dǎo)或同事時，需主動微笑問候，避免刻意閃躲、低頭不語或假裝未看見；若電梯內(nèi)空間充足，可主動為他人按住電梯門；離開辦公室時（如外出辦事、下班），需提前向直屬主管報告，說明離開事由與預(yù)計返回時間，詢問是否有臨時工作安排，得到明確答復(fù)后再離開，避免擅自離崗。

　　3.稱呼與溝通規(guī)范：與同事溝通時，若雙方關(guān)系不熟悉或未得到對方明確許可，需使用“姓氏+職位”（如“李經(jīng)理”“張主管”）或“您好”等禮貌稱呼，避免直接直呼其名；僅在雙方關(guān)系熟絡(luò)且對方同意的前提下，可使用名字稱呼，確保溝通尊重得體。

　　三、辦公室電話禮儀：專業(yè)規(guī)范，傳遞企業(yè)形象

　　文秘常通過電話與外部客戶、內(nèi)部部門溝通，電話禮儀直接代表企業(yè)形象，需嚴(yán)格遵循以下規(guī)范：

　　1.接聽時機(jī)與開場：電話鈴聲響起2遍后需及時接聽（鈴聲響1遍時接聽易讓對方措手不及，響3遍以上則顯怠慢）；接聽后先以溫和、清晰的語調(diào)問候（如“您好”），再自報單位與崗位（如“悅和集團(tuán)辦公室文秘XXX”），讓對方明確溝通對象；通話結(jié)束后，需待對方先掛斷電話，再輕輕放下聽筒，避免主動掛斷或用力摔聽筒，體現(xiàn)尊重。

　　2.多線電話處理：若正在接聽一個電話時，另一部電話響起，需先向當(dāng)前通話對象說明“抱歉，我這邊有另一通緊急電話，麻煩您稍等1分鐘，我處理后立即回來”，隨后按下電話機(jī)“閉音鍵”（避免對方聽到后續(xù)通話內(nèi)容），再接聽新電話；接聽新電話時，需快速明確事由，若為簡單事項可立即處理，若需耗時較長，可告知對方“我當(dāng)前正在處理緊急工作，15分鐘后給您回電，您看是否方便”，明確回電時間后掛斷，再返回處理前一通電話，確保兩通電話溝通互不干擾。

　　電話記錄規(guī)范：接聽電話時需做到“左手接電話、右手記錄”，確保記錄準(zhǔn)確、完整，記錄內(nèi)容需包含“電話6要素”：
　　1.來電時間（精確到分鐘，如“2025年X月X日10:15”）；
　　2.來電單位（如“XX合作公司”）；
　　3.來電人姓名與職務(wù)（如“王經(jīng)理，業(yè)務(wù)部”）；
　　4.來電號碼（固定電話需記錄區(qū)號，手機(jī)需記錄完整號碼）；
　　5.來電內(nèi)容（核心需求、待辦事項、時間節(jié)點等，如“需協(xié)調(diào)下周三下午2點的合作會議場地”）；
　　6.記錄人署名（便于后續(xù)追溯）；
　　對于重要內(nèi)容（如會議安排、合同細(xì)節(jié)），記錄后需向?qū)Ψ綇?fù)述一遍（如“您剛才說的是下周三下午2點，在公司3樓第一會議室召開合作會議，對嗎？”），確認(rèn)無誤后再結(jié)束通話，避免因記錄偏差導(dǎo)致工作失誤。

　　四、其他辦公室禮儀：細(xì)節(jié)把控，營造和諧氛圍

　　除上述核心禮儀外，文秘還需關(guān)注辦公環(huán)境、同事相處、用餐等場景的禮儀規(guī)范，具體如下：

　　1.辦公環(huán)境禮儀：保持個人辦公區(qū)域整潔，文件、辦公用品分類擺放（如文件夾標(biāo)注清晰、桌面無雜物）；不隨意翻動同事的文件、電腦等私人物品；離開座位時需將椅子歸位，關(guān)閉電腦屏幕（涉及保密內(nèi)容需鎖屏），避免占用公共空間或泄露信息；不向辦公區(qū)域地面丟棄紙屑、果皮等垃圾，發(fā)現(xiàn)地面有雜物時可主動清理，共同維護(hù)整潔的辦公環(huán)境。

　　2.同事相處禮儀：與同事協(xié)作時，需保持耐心、包容的態(tài)度，認(rèn)真傾聽他人意見，不隨意打斷對方講話；若工作中出現(xiàn)分歧，需以“解決問題”為目標(biāo)，理性溝通，避免爭吵或情緒化表達(dá)；不傳播同事的私人信息或負(fù)面言論，不參與辦公室八卦，營造積極、和諧的團(tuán)隊氛圍。

　　3.辦公用餐禮儀：若在公司食堂或辦公區(qū)指定用餐區(qū)域用餐，需遵守“排隊有序”原則，不插隊、不擁擠；用餐時保持安靜，避免大聲交談或咀嚼聲音過大；用餐后及時清理餐具與桌面垃圾，將餐具送至指定回收處，不隨意丟棄在餐桌或地面；不在辦公工位上食用氣味較重的食物（如螺螄粉、韭菜盒子），避免影響周邊同事。

　　4.開關(guān)門禮儀：進(jìn)出辦公室門時，需輕推輕關(guān)，避免用力撞擊門體產(chǎn)生噪音；若看到同事、客戶緊隨其后，需按住門體等待對方進(jìn)入后再關(guān)閉，體現(xiàn)禮貌；進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，需先輕輕敲門（敲2-3下，間隔1秒），得到“請進(jìn)”回應(yīng)后再進(jìn)入，若無人回應(yīng)，可等待1-2分鐘后再次敲門，不可擅自推門進(jìn)入。

　　五、禮儀踐行原則：持續(xù)積累，融入日常工作

　　辦公室禮儀并非僵化的規(guī)則，而是需在日常工作中不斷積累、靈活運用的職業(yè)素養(yǎng)。建議文秘在工作中多觀察優(yōu)秀同事的禮儀做法，主動學(xué)習(xí)職場禮儀知識，同時以“尊重他人、方便工作”為核心原則，根據(jù)實際場景調(diào)整禮儀細(xì)節(jié)，讓禮儀成為提升工作效率、塑造專業(yè)形象的助力，而非負(fù)擔(dān)。