會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

會(huì)議管理，又名活動(dòng)管理,原譯為eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等，是一種由主辦方或會(huì)議活動(dòng)組織者創(chuàng)建和管理的專門針對(duì)某一場(chǎng)會(huì)議的專題網(wǎng)站.與一般的網(wǎng)站不同,會(huì)議管理有詳細(xì)的會(huì)議所舉辦的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、已經(jīng)對(duì)參會(huì)人員的要求，并且有在線報(bào)名和購買門票等功能。通常由會(huì)議主辦方進(jìn)行管理、不定期發(fā)布新的會(huì)議動(dòng)態(tài)或新聞。一個(gè)典型的會(huì)議管理結(jié)合了文字、圖像、視頻、及其它與主題相關(guān)的媒體。能夠讓參會(huì)者以簡便有效的的方式在網(wǎng)上了解本次會(huì)議的信息。會(huì)議管理是社會(huì)媒體網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字會(huì)務(wù)服務(wù)的一部分。會(huì)議管理的服務(wù)對(duì)象涉及復(fù)雜的品牌推廣，尋找受眾目標(biāo)，甚至挖掘參會(huì)人員的數(shù)據(jù)。會(huì)后對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，確保投資回報(bào)，這一專業(yè)流程已經(jīng)成為市場(chǎng)活動(dòng)一個(gè)重要的事件驅(qū)動(dòng)。在會(huì)議和活動(dòng)作為一個(gè)產(chǎn)業(yè)在世界各地最近的增長意味著市場(chǎng)營銷及客戶管理不能再象以前那樣單一。會(huì)議和活動(dòng)，如全球氣候變暖峰會(huì)，亞運(yùn)會(huì)等在某些情況下，已經(jīng)對(duì)他們的社區(qū)甚至整個(gè)國家產(chǎn)生巨大的影響。會(huì)議管理的應(yīng)用規(guī)模沒有明顯的界定，現(xiàn)在包括所有從奧運(yùn)會(huì)規(guī)模下降至5人的商界人士早餐會(huì)。包括許多行業(yè)，慈善組織和利益集團(tuán)都將舉辦各自的大小會(huì)議，以推銷自己，建立業(yè)務(wù)關(guān)系，籌集資金或慶祝。

目前國內(nèi)打造會(huì)議管理的途徑主要有兩種：一是找網(wǎng)絡(luò)公司專門為本次會(huì)議制作一個(gè)專業(yè)的網(wǎng)站；二是利用會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。找網(wǎng)絡(luò)公司價(jià)格大概XX~5000元不等，主要根據(jù)會(huì)議管理的欄目價(jià)格會(huì)有出入，開發(fā)周期大致15個(gè)工作日。優(yōu)勢(shì)是可根據(jù)會(huì)議組織者的要求獨(dú)立設(shè)計(jì)網(wǎng)站樣式模板和功能，可與開發(fā)公司溝通加入一些會(huì)議組織者個(gè)性化的一些元素，但目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)公司對(duì)這種會(huì)議管理都不會(huì)專門編寫一個(gè)網(wǎng)站，而是利用主流的cms系統(tǒng)進(jìn)行生成，只是修改下網(wǎng)站的樣式，考慮到開發(fā)周期、費(fèi)用和網(wǎng)站的不可重復(fù)使用性這種方式已經(jīng)越來越不被認(rèn)可。會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)則更加智能和實(shí)惠，國外一般稱為eventsmanagementsoftware可見主要用作活動(dòng)的管理，一些中發(fā)達(dá)國家的活動(dòng)、會(huì)議、聚會(huì)較為發(fā)達(dá)和常見，因此這類的管理和應(yīng)用系統(tǒng)也孕育而生。國外比較常用的如eventbrite，regonline，就連專門做郵件營銷的巨頭constencontact今年年初也開始涉足eventsmarketing.國內(nèi)目前常用的有mymova.因?yàn)閙ymova主要針對(duì)會(huì)議的客戶，因此較國外的此類服務(wù)更為專業(yè)，生成的網(wǎng)站也較完善。

目前大部分會(huì)議的主辦方均有意嘗試信息化更強(qiáng)的會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議管理的建設(shè)，不僅節(jié)約開發(fā)周期、并且費(fèi)用低廉、同樣也可以自定義網(wǎng)站樣式及風(fēng)格，并且在線注冊(cè)環(huán)節(jié)比自主開發(fā)的要更為穩(wěn)定和可靠。

注意事項(xiàng)

考慮周全要成功地舉辦一次會(huì)議，尤其是大型會(huì)議，須要考慮很多方面的問題，比如開會(huì)的時(shí)間是否能保證大家都能參加，會(huì)不會(huì)遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò)；會(huì)議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當(dāng)；會(huì)議需要什么輔助器材，由誰負(fù)責(zé)；會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間預(yù)計(jì)有多久等等。只有事先做好準(zhǔn)備工作，才能保證會(huì)議地順利進(jìn)行與圓滿結(jié)束。

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